LAS 3 P’S DEL ÉXITO EN VERIFACTU: PARAR, PENSAR Y PLANIFICAR
Tras 4 años implementando factura electrónica en el País Vasco y acompañando a decenas de despachos en la implementación de Verifactu, he aprendido que el éxito no está en la tecnología, sino en la metodología.
Cuando en enero de 2021 decidí adherir mi despacho, Pagoa Consultoras en Irún, voluntariamente al sistema de factura electrónica, no imaginaba que nuestra experiencia se convertiría en una hoja de ruta para miles de asesorías españolas que ahora se enfrentan al mismo desafío con Verifactu.
Tras cuatro años de implementación exitosa, he desarrollado una metodología que resumo en tres palabras clave: Parar, Pensar y Planificar.
«No es un problema de dinero, es un problema de planificación», y después de acompañar a todos nuestros clientes en este proceso, puedo asegurar que hemos logrado no solo adaptarnos al cambio, sino convertirlo en una ventaja competitiva.
La metodología de las 3 P’s: un enfoque probado
1. PARAR: tomarse el tiempo necesario
El primer error que veo en muchas asesorías es intentar implementar Verifactu como una tarea más en su agenda diaria. Si no te paras a analizar tu situación actual, acabarás haciendo un más 30% en vez de un 30% menos.
Parar significa:
- Suspender temporalmente la rutina diaria para evaluar la situación.
- Analizar el estado actual de cada cliente.
- Identificar los recursos disponibles en el despacho.
- Reconocer que este es un cambio estructural, no menor.
2. PENSAR: análisis estratégico de la situación
Una vez que te has dado el espacio para la reflexión, llega el momento del análisis estratégico. Facturar no es una cosa menor, facturar es de lo que vivimos las empresas, de dónde entra el dinero y aquí todos trabajamos por dinero.
El proceso de pensamiento incluye:
- Evaluación tecnológica: verificar que tu software estará homologado para el 29 de julio de 2025.
- Segmentación de clientes: identificar diferentes tipologías según sus necesidades.
- Análisis de recursos: determinar qué capacidad tiene tu equipo para acompañar el proceso.
- Identificación de riesgos: prever qué clientes tendrán mayores dificultades.
La principal diferencia con la implementación estatal de Verifactu es que nosotros, con TicketBai, tuvimos una implantación paulatina por epígrafes, lo que facilitó muchísimo la transmisión a nuestros clientes
3. PLANIFICAR: ejecución segmentada y gradual
La planificación es donde se materializa el éxito. Recomiendo una implementación paulatina que evite el colapso del 2 de enero: no nos imaginamos que llegue esa fecha y todos nuestros clientes nos llamen a la vez que no saben cómo facturar.
Timeline recomendado para la implementación de Verifactu: de julio a enero
Julio 2025: entrada en voluntaria
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- Adherirse al sistema en cuanto el software esté homologado.
- Realizar pruebas internas en el despacho.
- Familiarizarse con las nuevas funcionalidades.
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Agosto-septiembre: primeros clientes piloto
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- Seleccionar clientes con mayor capacidad de adaptación.
- Implementar con empresas que ya tienen software de facturación.
- Documentar el proceso y los errores comunes.
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Octubre-noviembre: segmentación avanzada
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- Trabajar con clientes de dificultad media.
- Abordar casos específicos (hostelería, comercio, servicios).
- Refinar los procesos de acompañamiento.
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Diciembre: casos complejos
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- Atender clientes con mayor resistencia al cambio.
- Resolver situaciones especiales (ERP propios, facturación manual).
- Preparar materiales de formación personalizados.
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Enero 2026: implementación masiva
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- Solo quedarán dos o tres casos pendientes por resolver.
- El despacho tendrá experiencia acumulada.
- Los clientes habrán visto ejemplos exitosos en su entorno.
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Segmentación de clientes: la clave del éxito
En mi experiencia, la importancia de no tratar a todos los clientes por igual ha sido fundamental. La segmentación es clave para optimizar recursos y garantizar el éxito.
Segmento 1: clientes tecnológicos
- Empresas con software de facturación actualizado.
- Capacidad interna de adaptación.
- Mínima resistencia al cambio.
Estrategia: Implementación de Verifactu rápido con seguimiento básico.
Segmento 2: clientes tradicionales organizados
- Facturación en Excel o Word, pero sistemática.
- Volumen medio de facturación.
- Resistencia moderada.
Estrategia: Acompañamiento estructurado con formación grupal.
Segmento 3: clientes de alto mantenimiento
- Facturación manual o desorganizada.
- Alta resistencia al cambio.
- Necesidades específicas (TPV, factura simplificada).
Estrategia: Atención personalizada e individual.
Segmento 4: casos especiales
- ERP propios sin homologación.
- Sectores específicos (hostelería, construcción).
- Empresas con particularidades fiscales.
Estrategia: Soluciones a medida con partners tecnológicos.
Comunicación: la estrategia «gota Malaya»
Fuimos pesados hasta la extenuación, como dice mi compañero Pedro, «gota malaya». La clave está en la constancia y la segmentación del mensaje:
- Reuniones grupales: para transmitir el mensaje general.
- Reuniones segmentadas: por tipos de negocio o sector.
- Reuniones individuales: para casos específicos o resistentes.
- Apoyo continuo: con mucho cariño y con mucho amor.
Porque para nosotros es un cambio, pero para ellos más, ya que nos contratan precisamente porque no saben de esto. Entonces tenemos que acompañarles en este proceso, siendo sus compañeros de viaje, sus partners fiscales y financieros, no sus padres.
Mi recomendación final
Después de cuatro años viviendo este proceso, puedo asegurar que las 3 P’s no son solo una metodología para sobrevivir a Verifactu, sino para transformar tu asesoría en un partner estratégico más valioso para tus clientes.
La clave está en anticiparse, anticiparse, anticiparse. Si lo planificas bien, lo que vas a tener es un ahorro, no un sobrecoste. Y ese ahorro de tiempo te permitirá hacer lo que realmente estudiamos para hacer: asesorar, acompañar y optimizar los negocios de nuestros clientes.